Nos 4 (quatro) meses subsequentes ao término do exercício social, as sociedades empresárias devem deliberar sobre as contas dos administradores e apreciar as demonstrações financeiras, podendo, ainda, decidir acerca da destinação do lucro líquido ou da absorção do prejuízo do exercício, bem como sobre eventual distribuição de dividendos e a eleição de administradores. Para as sociedades (anônimas e limitadas) cujo exercício social se encerrou em 31 de dezembro, a aprovação das contas deve ocorrer até 30 de abril, em observância ao prazo legal aplicável.
Nas sociedades limitadas, essas deliberações devem ser tomadas em Assembleia ou Reunião Anual de Sócios, enquanto nas sociedades anônimas (abertas e fechadas) a apreciação deve ocorrer em Assembleia Geral Ordinária (“AGO”). A assembleia/reunião deverá observar, além dos requisitos legais, os requisitos previstos no estatuto/contrato social a respeito da realização da assembleia/reunião anual, dentre eles: regras de convocação, instalação e quórum de deliberação.
Atualmente, são facultativas as publicações das demonstrações financeiras das sociedades limitadas de grande porte, assim entendidas como aquelas que apresentaram, no exercício social anterior, ativo total superior a R$240 milhões ou receita bruta anual superior a R$300 milhões.
No que se refere às sociedades anônimas, as demonstrações financeiras (ou anúncio de que estas se encontram à disposição dos acionistas na sede social) devem ser publicadas com antecedência mínima de 1 mês da data da AGO e deverão ser, posteriormente, arquivadas na Junta Comercial. As publicações não mais precisam ocorrer no Diário Oficial, bastando que a divulgação ocorra de forma resumida em jornal de grande circulação e que sua íntegra seja disponibilizada na página do referido jornal na internet.
Com relação às sociedades anônimas de capital fechado com receita bruta anual igual ou inferior a R$78 milhões, independente do seu número de acionistas, a publicação de atos poderá ser realizada, cumulativamente, na Central de Balanços do Sistema Público de Escrituração Digital (“SPED”) e no sítio eletrônico da companhia fechada.
Destacamos que a aprovação das demonstrações financeiras e das contas dos administradores, sem ressalvas, os exonera de responsabilidade pelas contas do exercício a que se referem, salvo em caso de erro, dolo, fraude ou simulação.
Apesar de inexistirem penalidades legais para as sociedades que deixem de realizar a aprovação anual de contas, na prática, tais podem enfrentar restrições, especialmente por parte de instituições financeiras, tais como: restrições à celebração de contratos financeiros (e.g. na contratação de câmbio e de linhas de crédito) e à operacionalização de remessa de capital para o exterior (inclusive nos casos de pagamentos de dividendos e reembolso de empréstimos intercompany).
