Por expressa determinação legal, anualmente, nos 4 (quatro) meses seguintes ao término do exercício social, as Sociedades Anônimas, abertas e fechadas, devem realizar uma Assembleia Geral Ordinária (“AGO”) para (i) tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras; (ii) deliberar sobre a destinação do resultado do exercício social e (iii) eleger os administradores, quando for o caso.
I – Convocação
A AGO deverá ser convocada pelos administradores da Companhia, podendo, alternativamente, ser convocada pelo Conselho Fiscal ou pelos acionistas, nos casos previstos em lei ou no estatuto social.
A convocação deve ser feita mediante anúncio publicado por 3 (três) vezes no Diário Oficial e em outro jornal de grande circulação, contendo o local, data e hora da AGO, além da ordem do dia a ser discutida. Deve-se atentar aos casos em que os acionistas deverão ser convocados por carta registrada, conforme disposto na lei ou no estatuto social.
Nas companhias fechadas, a primeira convocação deverá ser feita com 8 (oito) dias de antecedência e a segunda, se necessária, com 5 (cinco) dias. Nas companhias abertas, a primeira convocação deverá ser feita com 15 (quinze) dias de antecedência e a segunda com 8 (oito) dias.
Independentemente das formalidades de convocação, será considerada regular a AGO a que comparecerem todos os acionistas da Companhia.
II – Instalação e Representação
A instalação da AGO em primeira convocação somente poderá ocorrer se estiver presente ¼ (um quarto) do capital votante. Em segunda convocação a AGO poderá ser instalada com qualquer número de acionistas.
As pessoas presentes à AGO deverão provar a sua qualidade de acionista, podendo ser representado por procurador, desde que este tenha sido constituído há menos de 1 (um) ano e que seja acionista, administrador da companhia ou advogado. Nas companhias abertas o procurador pode, ainda, ser instituição financeira.
III – Documentos da Administração
Os administradores deverão publicar até 1 (um) mês antes da data marcada para a AGO anúncios comunicando que se acham à disposição dos acionistas (i) o relatório da administração sobre os negócios sociais e os principais fatos administrativos do exercício findo; (ii) a cópia das demonstrações financeiras; (iii) o parecer dos auditores independentes, se houver; (iv) o parecer do conselho fiscal, se houver; e (v) demais documentos pertinentes à ordem do dia. Os anúncios deverão indicar o local onde os acionistas poderão obter cópias dos documentos acima. Além disso, cópias deverão ser remetidas aos acionistas que assim solicitarem na forma da lei.
Ademais, os documentos acima (itens i, ii e iii) deverão ser publicados até 5 (cinco) dias antes da data marcada para a realização da AGO. Caso os documentos sejam publicados até 1 (um) mês antes da data da AGO, dispensa-se a publicação do anúncio acima referido.
A publicação dos documentos é dispensada no caso da Companhia apresentar patrimônio líquido inferior a R$1.000.000 (um milhão de reais) e menos de 20 (vinte) acionistas, a teor do quanto disposto no artigo 294 da Lei nº 6.404/76.
Vale ressaltar que as companhias abertas sujeitam-se a regras específicas relativas à AGO e que as companhias abertas com ações admitidas a negociação em mercados regulamentados estão sujeitas às normas da CVM.
Por fim, importante frisar que, para as sociedades empresárias e cooperativas consideradas de “grande porte”, nos termos da legislação vigente, é preciso observar o quanto disposto na Lei nº 11.638/2007. Segundo determina a Junta Comercial do Estado de São Paulo (“JUCESP”) por meio da Deliberação nº 02/2015, as sociedades limitadas consideradas de grande porte possuem a mesma obrigação de publicação e registro de seus balanços, sendo equiparadas às sociedades anônimas. Ocorre que o tema é bastante controverso, especificamente no que tange à obrigatoriedade de se PUBLICAR as demonstrações financeiras e o balanço destas sociedades, pelo que inúmeras ações judiciais foram propostas para afastar a exigência contida na Deliberação nº 02/2015 da JUCESP, de forma a viabilizar os arquivamentos sem a necessidade de publicação de suas demonstrações financeiras.
* Considera-se de grande porte a sociedade ou o conjunto de sociedades sob o controle comum que tiver no exercício social anterior, ativo total ou superior a R$240.000.000,00, ou receita bruta anual superior a R$300.000.000,00.
Para maiores informações contatar Felipe Hannickel Souza, Mariana Boéchat Gonzalez, Ana Lucia de Campos Maia Snége, Priscila Scisci Scola ou João Leandro Pereira Chaves, da equipe de Direito Societário do Salusse, Marangoni, Parente e Jabur Advogados, nos e-mailsf.souza@smabr.com; m.gonzalez@smabr.com; a.maia@smabr.com; p.scola@smabr.com e j.chaves@smabr.com ou pelo tel.: (11) 3146-2412.
