Por expressa determinação legal, anualmente, nos 4 (quatro) meses seguintes ao término do exercício social, as a) sociedades anônimas (abertas e fechadas) e b) as sociedades limitadas com mais de 10 (dez) sócios devem realizar, respectivamente, uma Assembleia Geral Ordinária (“AGO”) ou Assembleia Anual de Sócios para (i) tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras; (ii) deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos e (iii) eleger os administradores, quando for o caso.
Para as sociedades cujo exercício social encerrou-se em 31 de dezembro, o prazo findar-se-á no próximo dia 30 de abril.
I – Convocação
A AGO deverá ser convocada pelos administradores da Companhia, podendo, alternativamente, ser convocada pelo Conselho Fiscal ou pelos acionistas, nos casos previstos em lei ou no estatuto social.
A convocação deve ser feita mediante anúncio publicado por 3 (três) vezes no Diário Oficial e em outro jornal de grande circulação, contendo o local, data e hora da AGO, além da ordem do dia a ser discutida. Deve-se atentar aos casos em que os acionistas deverão ser convocados por carta registrada, conforme disposto na lei ou no estatuto social.
Em 1º de janeiro de 2022 as regras das publicações obrigatórias aplicáveis às sociedades anônimas de capital fechado foram simplificadas em decorrência da entrada em vigor do artigo 1º da Lei nº 13.818/2019, que alterou a redação do artigo 289 da Lei nº 6.404/76 (“Lei das S/A”).
Com a referida alteração, permitiu-se às sociedades anônimas de capital fechado com receita bruta anual superior a R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais) a realização de suas publicações de forma resumida e dispensou-se a utilização do Diário Oficial, desde que as publicações sejam efetuadas em jornal de grande circulação editado na localidade em que esteja situada a sede da Companhia, de forma resumida e com divulgação simultânea da íntegra dos documentos na página do mesmo jornal na internet, que deverá providenciar certificação digital da autenticidade dos documentos mantidos na página própria emitida por autoridade certificadora credenciada no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).
As regras de publicação para as sociedades anônimas de capital fechado foram simplificadas, também, por meio do Marco Legal das Startups (Lei Complementar nº 182/2021), segundo o qual a publicação obrigatória de atos societários de sociedades anônimas de capital fechado com receita bruta anual igual ou inferior a R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais), independente do seu número de acionistas, poderá ser realizada de maneira simplificada e de forma eletrônica, ou seja, cumulativamente (i) na Central de Balanços do Sistema Público de Escrituração Digital (“SPED”) – central eletrônica que reúne as demonstrações contábeis e documentos publicados pelas sociedades anônimas de capital fechado que optarem por participar da referida central, provendo acesso fácil, gratuito e público aos documentos e garantindo sua autenticidade, instituída pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, sem a cobrança de quaisquer taxas, e (ii) no sítio eletrônico da companhia fechada.
Nas companhias fechadas, a primeira convocação deverá ser feita com 8 (oito) dias de antecedência e a segunda, se necessária, com 5 (cinco) dias. Nas companhias abertas, a primeira convocação deverá ser feita com 21 (vinte e um) dias de antecedência e a segunda com 8 (oito) dias (a Lei nº 14.195/2021 alterou o prazo constate do inciso II do §1º do art. 124 da Lei das S/A – especificamente relativo à primeira convocação aplicável as companhias abertas – passando de 15 para 21 dias).
Independentemente das formalidades de convocação, será considerada regular a AGO a que comparecerem todos os acionistas da Companhia.
II – Instalação e Representação
A instalação da AGO em primeira convocação somente poderá ocorrer se estiver presente ¼ (um quarto) do capital votante. Em segunda convocação a AGO poderá ser instalada com qualquer número de acionistas.
As pessoas presentes à AGO deverão provar a sua qualidade de acionista, podendo ser representado por procurador, desde que este tenha sido constituído há menos de 1 (um) ano e que seja acionista, administrador da companhia ou advogado. Nas companhias abertas o procurador pode, ainda, ser instituição financeira.
III – Documentos da Administração
Os administradores deverão publicar até 1 (um) mês antes da data marcada para a AGO anúncios comunicando que se acham à disposição dos acionistas (i) o relatório da administração sobre os negócios sociais e os principais fatos administrativos do exercício findo; (ii) a cópia das demonstrações financeiras; (iii) o parecer dos auditores independentes, se houver; (iv) o parecer do conselho fiscal, se houver; e (v) demais documentos pertinentes à ordem do dia. Os anúncios deverão indicar o local onde os acionistas poderão obter cópias dos documentos acima. Além disso, cópias deverão ser remetidas aos acionistas que assim solicitarem na forma da lei.
Ademais, os documentos acima (itens i, ii e iii) deverão ser publicados até 5 (cinco) dias, pelo menos, antes da data marcada para a realização da AGO. Caso os documentos sejam publicados até 1 (um) mês antes da data da AGO, dispensa-se a publicação do anúncio acima referido.
Com a alteração da redação do artigo 289 da Lei das S/A, promovida pelo artigo 1º da Lei nº 13.818/2019, permite-se às sociedades anônimas de capital fechado publicar suas demonstrações financeiras de forma resumida, devendo conter, no mínimo, em comparação com os dados do exercício social anterior, informações ou valores globais relativos a cada grupo e a respectiva classificação de contas ou registros, assim como extratos das informações relevantes contempladas nas notas explicativas e nos pareceres dos auditores independentes e do conselho fiscal, se houver, observadas as simplificações mencionadas anteriormente.
Por fim, vale lembrar que desde a publicação da Lei nº 11.638, de dezembro de 2007, muito se discutia sobre a obrigatoriedade ou não da publicação de demonstrações financeiras por sociedades limitadas de grande porte (aquelas sociedades que tiveram no exercício social anterior, ativo total superior a R$ 240.000.000,00 ou receita bruta anual superior a R$ 300.000.000,00), de modo que o Departamento Nacional de Registro e Comércio – DNRC na época emitiu o Ofício Circular nº 099/2008 (“Parecer”), esclarecendo, no item 7 deste Parecer, que seriam facultativas e não obrigatórias as publicações das demonstrações financeiras das sociedades limitadas de grande porte em Diário Oficial e em jornais de grande circulação. Em razão da discussão judicial em torno do tema, atualmente as Juntas Comerciais deverão acolher o entendimento acerca da não obrigatoriedade de publicação para referidas sociedades.
Para maiores informações, favor entrar em contato com Felipe Hannickel Souza, Ana Lucia de Campos Maia Snége, Maria Alejandra Platero Cataldo, João Leandro Pereira Chaves e Wellington Augusto Lubianchi, da equipe de Direito Societário do Salusse, Marangoni, Parente e Jabur Advogados, nos e-mails f.souza@smabr.com, a.maia@smabr.com, a.platero@smabr.com, j.chaves@smabr.com, e w.lubianchi@smabr.com, ou pelo tel.: (11) 3146-2412.
