A Medida Provisória nº 931/2020, publicada em 30/03/2020, alterou determinados dispositivos normativos do Código Civil e da Lei das S.A, prevendo, dentre outras, a possibilidade de votação e participação à distância em sede de reunião de sócios (nos casos das sociedades limitadas) e de assembleias gerais de acionistas nas sociedades anônimas de capital fechado – cuja aplicabilidade ainda estava pendente de regulamentação por parte do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (“DREI”).

Referido órgão, portanto, publicou no último dia 15/04 a Instrução Normativa nº 79/2020 (“IN 79/2020”) regulando a matéria. Confira-se:

1) Formato Semipresencial ou Digital – Possibilidade de reuniões ou assembleias serem realizadas de forma semipresencial (participação e votação tanto de forma presencial como à distância) ou digital, sendo que para ambos os conclaves serão considerados como realizados na sede da Sociedade;

2)  Boletim de Voto à Distância – A participação e votação à distância deverão ocorrer por meio do envio de boletim de voto a distância e/ou atuação remota (sistema eletrônico), sendo que o boletim de voto à distância deverá ser enviado aos sócios, acionistas ou cooperados na data da publicação da primeira convocação, devendo ser devolvido à Sociedade no mínimo 5 (cinco) dias antes da data da realização do conclave.

A Sociedade deverá comunicar aos sócios, acionistas ou cooperados, até 2 (dois) dias do recebimento do boletim de voto a distância, acerca do a) recebimento do boletim de voto a distância, bem como que o boletim e eventuais documentos que o acompanham são suficientes para que o voto seja considerado válido ou b)  necessidade de retificação ou reenvio do boletim de voto a distância ou dos documentos que o acompanham, descrevendo os procedimentos e prazos necessários à regularização. O envio do boletim de voto à distância  não impede que o sócio, acionista ou cooperado participe presencialmente do conclave, bem como exerça seu direito de voto presencial, caso em que o boletim enviado será desconsiderado.

3)  Regras de Convocação – No que tange às regras de convocação, instalação e deliberação, ficam mantidas as disposições aplicáveis a cada tipo societário, respeitados, ainda, os procedimentos constantes dos respectivos atos constitutivos (regras próprias – conforme aplicável), sendo que para as reuniões e assembleias a serem realizadas de modo semipresencial ou digital, o instrumento de convocação deverá conter especificações a respeito do procedimento de voto a distância, indicações dos documentos necessários à admissão em reunião ou assembleia dos sócios, acionistas, cooperados ou eventuais representantes, cuja apresentação deverá ocorrer com antecedência de 30 (trinta) minutos do início do horário estipulado para a abertura dos trabalhos;

4)   Segurança – Deve ser assegurado meio digital seguro para a visualização e disponibilização dos documentos e informações previamente à ocorrência da assembleia ou reunião semipresencial ou digital, sem prejuízo da observância aos trâmites de divulgação conforme previsão legal aplicável a cada tipo societário. A Sociedade deverá assegurar que todos os acionistas ou sócios votem e participem a distância por meio de sistema e tecnologia acessíveis; no entanto, não será responsabilizada por eventuais problemas de conexão à internet ou de informática dos participantes da reunião ou assembleia;

5) Terceirização – É possível a contratação de terceiros para administrar, em nome da Sociedade, o processamento de informações nos conclaves semipresenciais ou digitais; no entanto, a Sociedade permanecerá responsável pelo cumprimento das demais disposições previstas no referido normativo;

6)   Registro de Presença – Será considerado presente ao conclave semipresencial ou digital os sócios, acionistas ou cooperados que: (i) nela compareçam fisicamente; (ii) cujo boletim de voto a distância tenha sido validado pela Sociedade e (iii) pessoalmente ou por meio de representante, tenha registrado sua presença no sistema eletrônico de participação e voto à distância;

7)   Livros Societários – Os Livros Societários, nos casos de reuniões ou assembleias semipresenciais ou digitais, junto à respectiva ata de realização do conclave, poderão ser assinados isoladamente pelo presidente e secretário da mesa – que ficarão responsáveis pela certificação de presença dos sócios, acionistas ou cooperados (com utilização de certificado digital emitido por entidade credenciada pela ICP-Brasil);

8)  Sistema Eletrônico – O sistema eletrônico adotado para a realização do conclave semipresencial ou digital deverá assegurar: (i) a segurança, confiabilidade e transparência; (ii) o registro de presença dos sócios, acionistas ou cooperados; (iii) o exercício do direito de participação e voto à distância pelos participantes durante o conclave, bem como o seu respectivo registro; (iv) a possibilidade de a mesa receber manifestações escritas de seus participantes; (v) a possibilidade de gravação do conclave, o qual ficará registrado na sede da Sociedade (juntamente com os demais documentos aplicáveis) – pelo prazo prescricional legal para propositura de ação de anulação da reunião ou assembleia; e (vi) o registro de presença de administradores e demais pessoas autorizadas ou obrigadas a participar da assembleia ou reunião;

9)  Registro da Ata – O registro da ata de realização da reunião ou assembleia semipresencial ou digital será feito por meio de cópia ou certidão do referido documento – constando informação expressa de que o conclave foi realizado de semipresencial ou digital, com a participação e a votação a distância, devendo ser observados os demais requisitos legais constantes dos Manuais de Registro aprovados pelo DREI, aplicáveis somente em relação às matérias que não conflitem com a presente IN 79/2020;

10)  Reuniões ou Assembleias convocadas antes da edição da IN 79/2020 – As reuniões ou assembleias presenciais que já tenham sido convocadas e, no entanto, não realizadas em função dos impactos e restrições ocasionadas pela pandemia (COVID-19), poderão ser realizadas de acordo com os trâmites aplicáveis às reuniões ou assembleias semipresenciais ou digitais, desde que se façam presentes todos os sócios ou acionistas ou declarem expressa concordância com a realização do conclave sob tal modalidade.

Para  maiores  informações  contatar  Felipe Hannickel Souza,  Mariana Boéchat de Moura,  Ana Lucia de Campos Maia Snége,  João Leandro Pereira Chaves  e  Marcela Barbosa Mariano,  da  equipe  de Direito  Societário  do  Salusse,  Marangoni,  Parente  e  Jabur  Advogados, nos e-mails: f.souza@smabr.com;  m.moura@smabr.com;  a.maia@smabr.com;  j.chaves@smabr.com;  e  m.mariano@smabr.com, ou pelo tel.: (11) 3146-2412.