Por expressa determinação legal, anualmente, nos 4 (quatro) meses seguintes ao término do exercício social, as a) sociedades anônimas (abertas e fechadas) e b) as sociedades limitadas com mais de 10 (dez) sócios devem realizar, respectivamente, uma Assembleia Geral Ordinária (“AGO”) ou Assembleia Anual de Sócios para
(i) tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras;
(ii) deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos; e
(iii) eleger os administradores, quando for o caso.
Para as sociedades cujo exercício social encerrou-se em 31 de dezembro, o prazo findar-se-á no próximo dia 30 de abril.
I – Convocação
A AGO deverá ser convocada pelos administradores da Companhia, podendo, alternativamente, ser convocada pelo Conselho Fiscal ou pelos acionistas, nos casos previstos em lei ou no estatuto social.
A convocação deve ser feita mediante anúncio publicado por 3 (três) vezes, contendo o local, data e hora da AGO, além da ordem do dia a ser discutida. Deve-se atentar aos casos em que os acionistas deverão ser convocados por carta registrada, conforme disposto na lei ou no estatuto social.
Em 1º de janeiro de 2022 as regras das publicações obrigatórias aplicáveis às sociedades anônimas de capital fechado foram simplificadas em decorrência da entrada em vigor do artigo 1º da Lei nº 13.818/2019, que alterou a redação do artigo 289 da Lei nº 6.404/76 (“Lei das S/A”), dispensando-se a necessidade de utilização do Diário Oficial.
Com a referida alteração, permitiu-se às sociedades anônimas de capital fechado com receita bruta anual superior a R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais) a realização de suas publicações de forma resumida, desde que as publicações sejam efetuadas em jornal de grande circulação editado na localidade em que esteja situada a sede da Companhia, de forma resumida e com divulgação simultânea da íntegra dos documentos na página do mesmo jornal na internet.
Para as sociedades anônimas de capital fechado com receita bruta anual igual ou inferior a R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais), independente do seu número de acionistas, a publicação obrigatória poderá ser realizada de maneira simplificada e de forma eletrônica (dispensando-se a imprensa oficial), ou seja, cumulativamente
(i) na Central de Balanços do Sistema Público de Escrituração Digital (“SPED”) – central eletrônica que reúne as demonstrações contábeis e documentos publicados pelas sociedades anônimas de capital fechado que optarem por participar da referida central, sem a cobrança de quaisquer taxas; e
(ii) no site da companhia fechada.
Nas companhias fechadas, a primeira convocação deverá ser feita com 8 (oito) dias de antecedência e a segunda, se necessária, com 5 (cinco) dias. Nas companhias abertas, a primeira convocação deverá ser feita com 21 (vinte e um) dias de antecedência e a segunda com 8 (oito) dias (a Lei nº 14.195/2021 alterou o prazo constate do inciso II do §1º do art. 124 da Lei das S/A – especificamente relativo à primeira convocação aplicável as companhias abertas – passando de 15 para 21 dias).
Independentemente das formalidades de convocação, será considerada regular a AGO a que comparecerem todos os acionistas da Companhia.
*Frise-se que para as sociedades limitadas as publicações deverão ser realizadas na imprensa oficial, tanto no Diário Oficial da União ou Estado como em jornal de grande circulação, especificamente para: a) convocações de reuniões/assembleias de sócios; b) atas relacionadas à operações de cisão, incorporação, fusão, redução ou extinção/liquidação das sociedades.
II – Instalação e Representação
A instalação da AGO em primeira convocação somente poderá ocorrer se estiver presente ¼ (um quarto) do capital votante. Em segunda convocação a AGO poderá ser instalada com qualquer número de acionistas.
As pessoas presentes à AGO deverão provar a sua qualidade de acionista, podendo ser representado por procurador, desde que este tenha sido constituído há menos de 1 (um) ano e que seja acionista, administrador da companhia ou advogado. Nas companhias abertas o procurador pode, ainda, ser instituição financeira.
III – Documentos da Administração
Os administradores deverão publicar até 1 (um) mês antes da data marcada para a AGO anúncios comunicando que se acham à disposição dos acionistas
(i) o relatório da administração sobre os negócios sociais e os principais fatos administrativos do exercício findo;
(ii) a cópia das demonstrações financeiras;
(iii) o parecer dos auditores independentes, se houver;
(iv) o parecer do conselho fiscal, se houver; e
(v) demais documentos pertinentes à ordem do dia. Os anúncios deverão indicar o local onde os acionistas poderão obter cópias dos documentos acima. Além disso, cópias deverão ser remetidas aos acionistas que assim solicitarem na forma da lei.
Ademais, os documentos acima (itens i, ii e iii) deverão ser publicados até 5 (cinco) dias antes da data marcada para a realização da AGO. Caso os documentos sejam publicados até 1 (um) mês antes da data da AGO, dispensa-se a publicação do anúncio acima referido.
Com a alteração da redação do artigo 289 da Lei das S/A, permite-se às sociedades anônimas de capital fechado publicar suas demonstrações financeiras de forma resumida, devendo conter, no mínimo, em comparação com os dados do exercício social anterior, informações ou valores globais relativos a cada grupo e a respectiva classificação de contas ou registros, assim como extratos das informações relevantes contempladas nas notas explicativas e nos pareceres dos auditores independentes e do conselho fiscal, se houver, observadas as simplificações mencionadas anteriormente.
Por fim, importante frisar que, para as sociedades empresárias limitadas e cooperativas consideradas de “grande porte” – independentemente do número de sócios e cooperados, é preciso observar o quanto disposto na Lei nº 11.638/2007 – que determina a mesma obrigação atribuída às sociedades anônimas, especificamente quanto a escrituração e elaboração dos documentos financeiro-contábeis. Ocorre que o tema é bastante controverso, especificamente no que tange à obrigatoriedade de se PUBLICAR as demonstrações financeiras e o balanço destas sociedades, pelo que inúmeras ações judiciais foram propostas para afastar a exigência contida na norma, de forma a viabilizar os arquivamentos sem a necessidade de publicação de suas demonstrações financeiras.
* Considera-se de grande porte a sociedade ou o conjunto de sociedades sob o controle comum que tiver no exercício social anterior, ativo total ou superior a R$240.000.000,00, ou receita bruta anual superior a R$300.000.000,00.
Para maiores informações contatar Felipe Hannickel Souza, Ana Lucia de Campos Maia Snége, Maria Alejandra Cataldo e João Leandro Pereira Chaves, da equipe de Direito Societário do Salusse, Marangoni, Parente e Jabur Advogados, nos e-mails: f.souza@smabr.com; a.maia@smabr.com; a.platero@smabr.com e j.chaves@smabr.com ou pelo tel.: (11) 3146-2412.
