Permissão para realização de Reuniões/Assembleias de Sócios ou Assembleias Gerais de forma semipresencial (participação e votação tanto de forma presencial como à distância) ou digital, sendo que para todos os tipos societários os conclaves serão considerados como realizados na sede da Sociedade.

Para as sociedades por ações de capital aberto, caso a assembleia admita que o acionista participe tanto presencialmente quanto por meio de sistemas eletrônicos e o Boletim de Voto à Distância, a realização do conclave poderá ocorrer, em caráter excepcional e mediante justificativa apresentada no edital de convocação, em local distinto da sua sede, inclusive em outros municípios,

Os sócios ou acionistas que optarem em participar do conclave por meio de sistema eletrônico poderão efetuar o depósito dos documentos exigidos pelo edital de convocação em até 30 (trinta) minutos antes do horário estipulado para a abertura dos trabalhos.

Os acionistas que optarem em participar do conclave por meio de sistema eletrônico poderão efetuar o depósito dos documentos exigidos pelo edital de convocação em até 2 (dois) dias antes da data de sua realização.

Permissão para que os documentos prévios para participação solicitados pelas companhias, por meio dos anúncios de convocação, sejam feitos digitalmente. No caso dos conclaves presenciais o acionista poderá  apresentá-los até o horário da abertura dos trabalhos.

Tal instrução tratou sobre o tema de modo detalhado: deve ser assegurado meio digital seguro para a visualização e disponibilização dos documentos e informações previamente à ocorrência da assembleia ou reunião semipresencial ou digital, sem prejuízo da observância aos trâmites de divulgação conforme previsão legal aplicável a cada tipo societário. Ademais, a sociedade deverá assegurar que todos os acionistas ou sócios votem e participem a distância por meio de sistema e tecnologia acessíveis, não se responsabilizando por eventuais problemas de conexão à internet ou de informática dos participantes da reunião ou assembleia.

Referido normativo não regulou questões relacionadas à segurança do conclave quando realizado por meio semipresencial ou digital. Tampouco a ICVM 481/2009 trata sobre o tema.

Possibilidade de contratação de terceiros para administrar, em nome da companhia ou sociedade, o processamento de informações nos conclaves semipresenciais ou digitais; no entanto, a sociedade permanecerá responsável pelo cumprimento das demais disposições previstas no referido normativo.

A ICVM 622/2020 não tratou sobre o tema, permanecendo inalterada a redação dada pelo artigo 21-D ICVM 481/2009 permaneceu inalterada. É possível à Companhia contratar terceiros para administrar, em seu nome, o recebimento, processamento e disponibilização de meios para exercício do voto a distância, permanecendo responsável pelo cumprimento do disposto na referida instrução.

(i) Comparecimento físico;

(ii) Cujo boletim de voto a distância tenha sido validado pela Sociedade ou Companhia; e(iii) Comparecimento presencial ou por meio de representante, desde que o sócio, acionista ou cooperado tenha registrado sua presença no sistema eletrônico de participação e voto à distância.

Junto à respectiva ata de realização do conclave, os livros societários poderão ser assinados isoladamente pelo presidente e secretário da mesa, os quais serão responsáveis pela certificação de presença dos sócios, acionistas ou cooperados.

Sistema Eletrônico

Deverá assegurar:

(i) a segurança, confiabilidade e transparência;

(ii) registro de presença dos sócios, acionistas ou cooperados;

(iii) exercício do direito de participação e voto à distância pelos participantes durante o conclave, bem como o seu respectivo registro;

(iv) possibilidade de a mesa receber manifestações escritas de seus participantes;

(v) possibilidade de gravação do conclave, o qual ficará registrado na sede da Sociedade (juntamente com os demais documentos aplicáveis) – pelo prazo prescricional legal para propositura de ação de anulação da reunião ou assembleia; e

(vi) registro de presença de administradores e demais pessoas autorizadas ou obrigadas a participar da assembleia ou reunião.

(i) registro de presença dos acionistas,

(ii) possibilidade de gravação do conclave;

(iii) exercício do direito de participação e voto à distância pelos participantes durante o conclave, bem como o seu respectivo registro;

(iv) manifestação e acesso simultâneo a documentos que sejam durante a assembleia e que não tenham sido disponibilizados anteriormente; e

(v) comunicação entre os acionistas participantes.

Sobre a respectiva ata deverá constar a informação expressa de que o conclave foi realizado de forma semipresencial ou digital, com a participação e a votação à distância, devendo ser observados os demais requisitos legais constantes dos Manuais de Registro aprovados pelo DREI, aplicáveis somente em relação às matérias que não conflitem com a IN 79/2020.

A respectiva ata deverá mencionar expressamente a modalidade de realização da assembleia geral indicando como ocorreu a participação e votação de acionistas, devendo os membros da mesa assiná-la por meio de certificação digital, ou outro meio capaz de assegurar a sua autoria e integridade.

Para os conclaves realizados no formato digital, os acionistas que participarem por meio do sistema eletrônico e/ou por meio do Boletim de Voto à Distância deverão considerados como signatários da ata da Assembleia Geral.

Reuniões ou assembleias presenciais que tenham sido convocadas e ainda não realizadas em função dos impactos e restrições ocasionadas pela pandemia (COVID-19), poderão ser realizadas de acordo com os trâmites aplicáveis às reuniões ou assembleias semipresenciais ou digitais, desde que se façam presentes todos os sócios ou acionistas ou declarem expressa concordância com a realização do conclave sob tal modalidade.

As assembleias convocadas anteriormente à publicação da ICVM 622/2020 poderão ser realizadas digitalmente, desde que referida alteração de trâmite tenha sido comunicada aos acionistas por meio de comunicado de “fato relevante”, respeitado o prazo mínimo de antecedência  de 1 (um) dia (para as assembleias gerais a serem realizadas até o dia 30 de abril) ou 5 (cinco) dias para os demais conclaves que tenham sido convocados após tal data, nos termos das diretrizes adotadas na MP 931/2020.