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COVID-19 | Instrução CVM 622/2020 – Regulamentação da Participação e Votação à Distância em Assembleias Gerais de Companhias Abertas

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23 de abril de 2020

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Recentemente, a Instrução Normativa nº 79/2020 do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração do Ministério da Economia (“IN 79/2020 DREI”), regulamentou os procedimentos previstos para a realização de reuniões e assembleias semipresenciais ou digitais em relação às sociedades por ações de capital fechado, sociedades limitadas e cooperativas, em conformidade com as diretrizes adotadas pela Medida Provisória nº 931/2020 (“MP 931/2020”).

Em relação às sociedade por ações de capital aberto, a CVM (“Comissão de Valores Mobiliários”) já havia regulado o tema por meio da Instrução CVM 481/2009, conforme alterada pela Instrução CVM 561/2015 (“ICVM 481/2009”), por meio da qual tratou, dentre outras disposições, acerca da participação e votação à distância em assembleias gerais de acionistas – autorizando o envio de boletins de voto à distância pelos acionistas, além da possibilidade de sua participação remota no referido conclave.

Neste sentido, em linha com o regulamento constante da IN nº 79/2020 DREI, aplicável a outros tipos societários, a CVM editou e publicou, em 17/04/2020, a Instrução CVM 622 (“ICVM 622/2020”), substituindo determinadas disposições originalmente contidas na ICVM 481/2009, regulando – em razão da edição da MP 931/2020, determinadas condições para permitir que as companhias abertas também possam realizar assembleias gerais de modo semipresencial, conferindo a possibilidade de participação e votação presencial ou à distância, bem como integralmente digital, hipótese na qual a participação e votação dos acionistas deverá ocorrer por meio de utilização de sistema eletrônico.

Em linha com as recentes alterações, confira-se abaixo um breve quadro comparativo entre as principais diretrizes adotadas para os diferentes tipos societários:

 

IN nº 79/2020 DREI ICVM 622/2020
Tipos Societários Sociedades limitadas, sociedades por ações de capital fechado e cooperativas. Sociedades por ações de capital aberto.
Formato Semipresencial ou Digital

Permissão para realização de Reuniões/Assembleias de Sócios ou Assembleias Gerais de forma semipresencial (participação e votação tanto de forma presencial como à distância) ou digital, sendo que para todos os tipos societários os conclaves serão considerados como realizados na sede da Sociedade.

Para as sociedades por ações de capital aberto, caso a assembleia admita que o acionista participe tanto presencialmente quanto por meio de sistemas eletrônicos e o Boletim de Voto à Distância, a realização do conclave poderá ocorrer, em caráter excepcional e mediante justificativa apresentada no edital de convocação, em local distinto da sua sede, inclusive em outros municípios,

Apresentação de Documentos – Edital de Convocação

Os sócios ou acionistas que optarem em participar do conclave por meio de sistema eletrônico poderão efetuar o depósito dos documentos exigidos pelo edital de convocação em até 30 (trinta) minutos antes do horário estipulado para a abertura dos trabalhos.

Os acionistas que optarem em participar do conclave por meio de sistema eletrônico poderão efetuar o depósito dos documentos exigidos pelo edital de convocação em até 2 (dois) dias antes da data de sua realização.

Permissão para que os documentos prévios para participação solicitados pelas companhias, por meio dos anúncios de convocação, sejam feitos digitalmente. No caso dos conclaves presenciais o acionista poderá  apresentá-los até o horário da abertura dos trabalhos.

Segurança

Tal instrução tratou sobre o tema de modo detalhado: deve ser assegurado meio digital seguro para a visualização e disponibilização dos documentos e informações previamente à ocorrência da assembleia ou reunião semipresencial ou digital, sem prejuízo da observância aos trâmites de divulgação conforme previsão legal aplicável a cada tipo societário. Ademais, a sociedade deverá assegurar que todos os acionistas ou sócios votem e participem a distância por meio de sistema e tecnologia acessíveis, não se responsabilizando por eventuais problemas de conexão à internet ou de informática dos participantes da reunião ou assembleia.

Referido normativo não regulou questões relacionadas à segurança do conclave quando realizado por meio semipresencial ou digital. Tampouco a ICVM 481/2009 trata sobre o tema.

Terceirização

Possibilidade de contratação de terceiros para administrar, em nome da companhia ou sociedade, o processamento de informações nos conclaves semipresenciais ou digitais; no entanto, a sociedade permanecerá responsável pelo cumprimento das demais disposições previstas no referido normativo.

A ICVM 622/2020 não tratou sobre o tema, permanecendo inalterada a redação dada pelo artigo 21-D ICVM 481/2009 permaneceu inalterada. É possível à Companhia contratar terceiros para administrar, em seu nome, o recebimento, processamento e disponibilização de meios para exercício do voto a distância, permanecendo responsável pelo cumprimento do disposto na referida instrução.

Registro de Presença

(i) Comparecimento físico;

(ii) Cujo boletim de voto a distância tenha sido validado pela Sociedade ou Companhia; e(iii) Comparecimento presencial ou por meio de representante, desde que o sócio, acionista ou cooperado tenha registrado sua presença no sistema eletrônico de participação e voto à distância.

Livros Societários

Junto à respectiva ata de realização do conclave, os livros societários poderão ser assinados isoladamente pelo presidente e secretário da mesa, os quais serão responsáveis pela certificação de presença dos sócios, acionistas ou cooperados.

Sistema Eletrônico

Deverá assegurar:

(i) a segurança, confiabilidade e transparência;

(ii) registro de presença dos sócios, acionistas ou cooperados;

(iii) exercício do direito de participação e voto à distância pelos participantes durante o conclave, bem como o seu respectivo registro;

(iv) possibilidade de a mesa receber manifestações escritas de seus participantes;

(v) possibilidade de gravação do conclave, o qual ficará registrado na sede da Sociedade (juntamente com os demais documentos aplicáveis) – pelo prazo prescricional legal para propositura de ação de anulação da reunião ou assembleia; e

(vi) registro de presença de administradores e demais pessoas autorizadas ou obrigadas a participar da assembleia ou reunião.

(i) registro de presença dos acionistas,

(ii) possibilidade de gravação do conclave;

(iii) exercício do direito de participação e voto à distância pelos participantes durante o conclave, bem como o seu respectivo registro;

(iv) manifestação e acesso simultâneo a documentos que sejam durante a assembleia e que não tenham sido disponibilizados anteriormente; e

(v) comunicação entre os acionistas participantes.

Registro da Ata

Sobre a respectiva ata deverá constar a informação expressa de que o conclave foi realizado de forma semipresencial ou digital, com a participação e a votação à distância, devendo ser observados os demais requisitos legais constantes dos Manuais de Registro aprovados pelo DREI, aplicáveis somente em relação às matérias que não conflitem com a IN 79/2020.

A respectiva ata deverá mencionar expressamente a modalidade de realização da assembleia geral indicando como ocorreu a participação e votação de acionistas, devendo os membros da mesa assiná-la por meio de certificação digital, ou outro meio capaz de assegurar a sua autoria e integridade.

Para os conclaves realizados no formato digital, os acionistas que participarem por meio do sistema eletrônico e/ou por meio do Boletim de Voto à Distância deverão considerados como signatários da ata da Assembleia Geral.

Reuniões ou Assembleias convocadas antes da edição da Instrução Normativa Aplicável aos Tipos Societários

Reuniões ou assembleias presenciais que tenham sido convocadas e ainda não realizadas em função dos impactos e restrições ocasionadas pela pandemia (COVID-19), poderão ser realizadas de acordo com os trâmites aplicáveis às reuniões ou assembleias semipresenciais ou digitais, desde que se façam presentes todos os sócios ou acionistas ou declarem expressa concordância com a realização do conclave sob tal modalidade.

As assembleias convocadas anteriormente à publicação da ICVM 622/2020 poderão ser realizadas digitalmente, desde que referida alteração de trâmite tenha sido comunicada aos acionistas por meio de comunicado de “fato relevante”, respeitado o prazo mínimo de antecedência  de 1 (um) dia (para as assembleias gerais a serem realizadas até o dia 30 de abril) ou 5 (cinco) dias para os demais conclaves que tenham sido convocados após tal data, nos termos das diretrizes adotadas na MP 931/2020.

 

Para maiores informações contatar Felipe Hannickel Souza, Mariana Boéchat de Moura, Ana Lucia de Campos Maia Snége, João Leandro Pereira Chaves e Marcela Barbosa Mariano, da equipe de Direito Societário do Salusse, Marangoni, Parente e Jabur Advogados, nos e-mails: f.souza@smabr.com; m.moura@smabr.com; a.maia@smabr.com; j.chaves@smabr.com e m.mariano@smabr.com, ou pelo tel.: (11) 3146-2412.

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