Por expressa determinação legal, anualmente, nos 4 (quatro) meses seguintes ao término do exercício social, as a) sociedades anônimas (abertas e fechadas) e b) as sociedades limitadas com mais de 10 (dez) sócio devem realizar, respectivamente, uma Assembleia Geral Ordinária (“AGO”) ou Assembleia Anual de Sócios para (i) tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras; (ii) deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos e (iii) eleger os administradores, quando for o caso.
Para as sociedades cujo exercício social encerrou-se em 31 de dezembro, o prazo findar-se-á no próximo dia 30 de abril.
I – Convocação
A AGO deverá ser convocada pelos administradores da Companhia, podendo, alternativamente, ser convocada pelo Conselho Fiscal ou pelos acionistas, nos casos previstos em lei ou no estatuto social.
A convocação deve ser feita mediante anúncio publicado por 3 (três) vezes no Diário Oficial e em outro jornal de grande circulação, contendo o local, data e hora da AGO, além da ordem do dia a ser discutida. Deve-se atentar aos casos em que os acionistas deverão ser convocados por carta registrada, conforme disposto na lei ou no estatuto social.
Nas companhias fechadas, a primeira convocação deverá ser feita com 8 (oito) dias de antecedência e a segunda, se necessária, com 5 (cinco) dias. Nas companhias abertas, a primeira convocação deverá ser feita com 15 (quinze) dias de antecedência e a segunda com 8 (oito) dias. Nos termos da Medida Provisória nº 1.040/2021, editada em 29 de março de 2021, houve alteração do prazo constate do inciso II do §1º do art. 124 da Lei nº 6.404/76 – especificamente relativo à primeira convocação aplicável as companhias abertas (passando de 15 para 30 dias), cujos efeitos valerão a partir de 1º de maio de 2021 (conforme Resolução 25/2021 da CVM).
Independentemente das formalidades de convocação, será considerada regular a AGO a que comparecerem todos os acionistas da Companhia.
II – Instalação e Representação
A instalação da AGO em primeira convocação somente poderá ocorrer se estiver presente ¼ (um quarto) do capital votante. Em segunda convocação a AGO poderá ser instalada com qualquer número de acionistas.
As pessoas presentes à AGO deverão provar a sua qualidade de acionista, podendo ser representado por procurador, desde que este tenha sido constituído há menos de 1 (um) ano e que seja acionista, administrador da companhia ou advogado. Nas companhias abertas o procurador pode, ainda, ser instituição financeira.
III – Documentos da Administração
Os administradores deverão publicar até 1 (um) mês antes da data marcada para a AGO anúncios comunicando que se acham à disposição dos acionistas (i) o relatório da administração sobre os negócios sociais e os principais fatos administrativos do exercício findo; (ii) a cópia das demonstrações financeiras; (iii) o parecer dos auditores independentes, se houver; (iv) o parecer do conselho fiscal, se houver; e (v) demais documentos pertinentes à ordem do dia. Os anúncios deverão indicar o local onde os acionistas poderão obter cópias dos documentos acima. Além disso, cópias deverão ser remetidas aos acionistas que assim solicitarem na forma da lei.
Ademais, os documentos acima (itens i, ii e iii) deverão ser publicados até 5 (cinco) dias antes da data marcada para a realização da AGO. Caso os documentos sejam publicados até 1 (um) mês antes da data da AGO, dispensa-se a publicação do anúncio acima referido.
A publicação dos documentos é dispensada no caso da Companhia apresentar patrimônio líquido inferior a R$10.000.000 (dez milhões de reais) e menos de 20 (vinte) acionistas, a teor do quanto disposto no artigo 294 da Lei nº 6.404/76.
Por fim, importante frisar que, para as sociedades empresárias limitadas e cooperativas consideradas de “grande porte” – independentemente do número de sócios e cooperados, é preciso observar o quanto disposto na Lei nº 11.638/2007 – que determina a mesma obrigação atribuída às sociedades anônimas, especificamente quanto a escrituração e elaboração dos documentos financeiro-contábeis. Ocorre que o tema é bastante controverso, especificamente no que tange à obrigatoriedade de se PUBLICAR as demonstrações financeiras e o balanço destas sociedades, pelo que inúmeras ações judiciais foram propostas para afastar a exigência contida na norma, de forma a viabilizar os arquivamentos sem a necessidade de publicação de suas demonstrações financeiras.
* Considera-se de grande porte a sociedade ou o conjunto de sociedades sob o controle comum que tiver no exercício social anterior, ativo total ou superior a R$240.000.000,00, ou receita bruta anual superior a R$300.000.000,00.
Para maiores informações contatar Felipe Hannickel Souza, Ana Lucia de Campos Maia Snége, Maria Alejandra Cataldo, João Leandro Pereira Chaves e Marcela Barbosa Mariano, da equipe de Direito Societário do Salusse, Marangoni, Parente e Jabur Advogados, nos e-mails f.souza@smabr.com; a.maia@smabr.com; m.cataldo@smabr.com; j.chaves@smabr.com e m.mariano@smabr.com ou pelo tel.: (11) 3146-2412.
